The Pyramid Principle – Barbara Minto
Het Piramide principe (the pyramid principle) is een begrip dat Barbara Minto op de wereld los liet eind jaren 60. Minto was toen werkzaam als consultant bij McKinsey en Company en had zich toegelegd op het zoeken naar een methode om consultants te helpen met het structureren van hun adviezen en rapporten. Vandaag wordt elke McKinsey-consultant, en wellicht ook vele daarbuiten, getraind in de methode die ze daarvoor ontwikkelde. Minto schreef hierover een boek, dat een bestseller werd, en vormde zelfs een eigen bedrijf dat zich zou toeleggen op het verder verspreiden en trainen van haar systeem.
De “piramide” in de naam van haar principe verwijst naar de piramidale structuur van een goed opgebouwd advies. Bovenaan de piramide staat je advies, de essentie van je boodschap en daaronder, gestructureerd in verschillende punten of paragrafen, je motivatie. Daar waar een bepaald motiverend punt op zich opnieuw moet opgedeeld worden in deelpunten, ontstaat een nieuwe piramide van argumenten (zie tekening). Dat is de essentie van haar advies. Toen Minto haar systeem ontwikkelde was dit behoorlijk vernieuwend. Immers, een advies werd vaak geformuleerd als een chronologische opsomming van vaststellingen en allerlei anekdotes waarna het advies op het einde van het rapport als een besluit (de naam alleen al duidt op het feit dat een besluit op het einde komt) werd geformuleerd. Ik maak me sterk dat één en ander al behoorlijk verbeterd is, ook zonder Minto’s boek, vooral omdat we met z’n allen veel meer zijn gaan communiceren met elkaar. In zowat elke opleiding worden studenten vandaag geholpen bij het helder opstellen van een e-mail, een rapport, een advies.
Toch blijft Minto’s methode meer dan waardevol. Enerzijds omdat haar methode in een handige techniek aangeleerd kan worden, maar ook omdat de methode aandacht heeft voor de details die een goede communicatie vraagt. Zo zegt Minto dat je een advies best begint met een inleiding die eigenlijk niet gestructureerd is, maar gewoon verhalend wordt gebracht. De bedoeling van de inleiding is immers om de aandacht van de lezer te trekken. De inleiding moet vooral aantrekkelijk zijn, intrigerend, enkel duidend op wat komen gaat. De inleiding zegt eigenlijk op een aangename wijze alleen maar wat je zo dadelijk gaat vertellen:
Ik zou het graag met u hebben over het ontwikkelen van een nieuw recept om koekjes te bakken dat de energiekosten van onze ovens zal doen dalen.
Die inleiding moet niet alleen aantrekkelijk klinken, ze moet ook drie elementen bevatten van je communicatie:
1. de situatie of context van je verhaal (het gaat over het bakken van koekjes)
2. de complexiteit die zich erin voordoet (de energiekosten van de ovens)
3. de vraag die zich stelt (hoe kunnen we de kosten doen dalen)
Hoewel dit niet binnen het bestek van deze nieuwsbrief kan worden toegelicht, duidt Minto ook op het belang van de volgorde van deze drie elementen. Soms is het zinvol om eerst de situatie te verwoorden, soms begin je best met de complexiteit of soms gewoon met de vraag.
Na deze inleiding komt meteen het antwoord op de vraag, het besluit met andere woorden.
Ik stel voor dat we investeren in de nieuwe ovens van het type BIO-O-FA10 ter vervanging van alle huidige ovens in onze fabriek.
Dit antwoord wordt bondig, zonder veel details, eerder samenvattend geformuleerd. Informatie of nu alle ovens in één keer, dan wel gespreid in de tijd worden vervangen, of we ze zullen leasen of kopen, wordt later toegelicht.
Na het antwoord volgt, opnieuw heel kort, de motivatie voor dit advies.
• De BIO-O-FA10 is 45% zuiniger dan onze huidige ovens
• De BIO-O-FA10 heeft een bewezen betrouwbaarheid van 95% in gelijkaardige toepassingen
• DE BIO-O-FA10 vraagt weinig aanpassing aan onze infrastructuur om ze in te bouwen
Na deze, quasi in één zin samenvattende argumenten, volgt een meer uitvoerige toelichting, waarbij één paragraaf, het eerste punt verder uitéénzet, daarna een volgende paragraaf, het volgende punt etc. Waar nodig wordt er in een paragraaf eventueel een nieuwe gestructureerde uiteenzetting geformuleerd.
Het aantal argumenten is belangrijk. Persoonlijk adviseren wij onze klanten om minimum drie argumenten te formuleren en maximum zeven. Die vuistregel zorgt ervoor dat je enerzijds niet te samenvattend en hierdoor weinig zeggend communiceert en anderzijds dat je je niet meteen verliest in allerlei details, die misschien later aan bod moeten komen, als onderdeel van een hoofdargument.
De volgorde van de argumenten heeft ook zijn belang. Eerst communiceer je het meest doorslaggevend element, en daarna in dalende volgorde, de andere.
De inhoud van je argument is uiteraard essentieel om te overtuigen, maar bovenal moet je ervoor zorgen dat die inhoud mooi afgelijnd is. Zo zorg je er best voor dat argument 1 geen overlapping heeft met argument 2 of 3. Samen moeten alle argumenten ook zo compleet mogelijk je advies afdekken (in het consultancy-vak noemen we dit MECE: Mutually Exclusive, Collectively Exhaustive). Zo zeg je best niet:
De BIO-O-F10 verbruikt veel minder fuel en omdat de installatie gemakkelijk is is hij dus echt niet zo duur als hij er aanvankelijk uitziet.
Dit is een zin waar enerzijds verschillende argumenten in zitten en waar ook een vooringenomenheid uit blijkt (“…echt niet…”). Dergelijke zinnen komen echter regelmatig voor in adviezen, omdat de schrijver zich vaak laat meeslepen in zijn enthousiasme om zijn inzicht met u te delen.
Na de argumenten en hun toelichting, volgt tot slot een herhaling van het besluit dat je bij aanvang formuleerde “Ik stel voor dat we investeren in de nieuwe ovens van het type BIO-O-FA10…”, maar dan verder toegelicht met details omtrent de aanpak zoals de investeringsformule, de planning etc.
Dit is, samengevat, het piramide principe van Barbara Minto.
Meer info op www.barbaraminto.com.
Wij organiseren regelmatig opleidingen rond het piramideprincipe (en andere methodes om gestructureerd te communiceren).
Voor meer info, neem contact op linda@jenspas.be of +32 16 89 59 49.
