Toen ik in 1994 voor Quaker Oats Europa rondtrok om er mijn rol te spelen van integrator van de IT-services van alle fabrieken van de groep, had ik slechts enkel een stift bij de hand. Laptops gingen toen amper mee op reis, er was toch geen internet en die dingen wogen daarenboven als lood. Ik vertelde in elk land, in elk vergaderzaal over de wijze waarop Quaker Oats zich zou organiseren. Een stift, een white board en een verhaal van een brandende toren (The Towering Inferno, was in die tijd nog een film die iedereen zich herinnerde) hielpen me om de boodschap te verkondigen. Ik kende het woord slide niet, ook al werkte ik voor een Amerikaans bedrijf. Van Powerpoint had men nog nooit gehoord. Vandaag, 2011, staat mijn harde schijf vol met honderden powerpoints, allemaal lezingen en opleidingen op maat gemaakt voor mijn klanten. We vinden het zelfs revolutionair als ik eens een sessie geef zonder slides. Powerpoint is voor velen onder ons een synoniem voor presenteren. Presenteren an sich is ook een expliciete vaardigheid geworden die iedereen in het bedrijfsleven tegenwoordig moet bezitten. En als gevolg hiervan zijn dan ook meters boekenplanken volgeschreven met tips over hoe je nu professioneel presenteert.

In dat rijtje zit een zeer aparte vogel: Edward Tufte. Daar waar de meeste presentatiehandboeken handelen over taal, grootte van de letters, kleurencombinaties die de leesbaarheid onmogelijk maken en vooral ‘wat moet ik met mijn handen doen’, heeft Tufte zijn levenswerk gemaakt van de perfecte grafiek of het perfecte illustrerende beeld. Met een wetenschappelijke grondigheid heeft Tufte drie boeken bij elkaar geschreven: The visual display of quantitative information, Envisioning Information en Visual Explanations. Het eerste boek gaat over statistische eerlijkheid en hoe we moeten waken over de juiste indruk die onze grafieken moeten opwekken. Het tweede boek gaat over tekeningen, landkaarten, luchtbeelden, kleur en lagen. Hoe grafische voorstellingen verborgen informatie vrijgeven aan het publiek. In het derde boek ligt de klemtoon op handelen, op actie. Hoe zorg je ervoor dat een grafiek het publiek uitnodigt en zelfs aanmoedigt tot actie. Het derde boek kent dan ook de grootste belangstelling in de managementwereld. Alhoewel, het moet gezegd dat Tufte eigenlijk niet heel bekend is tout court. Zijn wereld binnentreden vergt immers een inspanning. Zijn boeken zijn geen hapklare brokken. Wel zeer verzorgde ingebonden uitgaves, met prachtige illustraties.

In zijn boek heeft Tufte het over lijstjes. U zal wellicht ook al gemerkt hebben dat, telkens u Powerpoint opent om een nieuwe presentatie te maken, een lege maar met bolletjes voorbereide dia u uitnodigt om meteen en krachtig aan de slag te gaan: Power-point. En gemakzuchtig als we zijn, met z’n allen persen we onze boodschap in korte krachtige slogans of begrippen om te voldoen aan de vraag van de bullet. We werden daarenboven ingeprent dat je op een dia geen lange teksten schrijft in een lettergrootte die vanaf de tweede rij onleesbaar wordt. Korte krachtige zinnen, netjes onder elkaar met een bolletje ervoor.
“Bullets maken mensen dom!” Niet alleen Tufte zegt dit, ook studies aan Harvard bevestigen dit. Volgens Tufte zijn er maar drie redenen om lijstjes te gebruiken:

1.    De informatie die je weergeeft betreft de aanduiding van een groep, bijvoorbeeld Appels, Peren en Bananen. Zet deze in een lijstje en het publiek zal begrijpen dat je blijkbaar iets over fruit wilt vertellen. Daarenboven moeten ze enkel in een lijstje staan als je boodschap over fruit gaat, en niet over de respectievelijke vruchten alleen. Er moet dus een reden zijn waarom de abstractie fruit relevant is voor je verhaal.
2.    De informatie die je weergeeft, betreft een chronologie en die chronologie is relevant voor je verhaal. Baby’s, kleuters en tieners zijn drie begrippen die samen een bepaalde periode aanduiden tijdens het opgroeien van kinderen.
3.    De informatie die je weergeeft betreft een rangorde en deze rangorde is relevant voor je verhaal. Goud, Zilver en Brons zijn de edelmetalen die je krijgt bij een podiumplaats.

In alle andere gevallen, zijn lijstjes hinderlijk en kinderlijk (dat laatste heb ik er zelf aan toegevoegd). Lijstjes die de kernwaarden van je bedrijf weergeven of je verkoopsstrategie samenvatten dragen niet bij tot het verspreiden van je managementboodschap. De waarden van je bedrijf zijn te belangrijk en te genuanceerd om in drie punten samen te vatten. Het maakt je verhaal sloganesk en verhindert daarenboven dat men de samenhang ziet. Vaak reeds hoorde ik een medewerker zeggen dat klantvriendelijkheid en ecologie de basis vormen van hun handelen. Wat is het verband tussen beide, hoe harmoniseer je het handelen? Zou het trouwens niet beter werken als je gewoon illustreert waarover het gaat, eerder dan een lijstje aan te leggen? Om nog maar te zwijgen van het feit dat klantvriendelijkheid toch zo evident zou moeten zijn dat het niet in een lijstje moet gezet worden.

Lijstjes dus. Bullets. Power-points. Als u morgen opnieuw met Powerpoint aan de slag gaat, pas je dia-sjabloon (je template dus) aan zodat je niet elke keer opnieuw geconfronteerd wordt met die flikkerende bullets die om een gebald begrip schreeuwen. Laat uw pc voor wat hij is, neem een stift zoals ik in 1994, of een potlood, en schets met de hand uw eerste slide op een kladblaadje. Wedden dat u dan een echt krachtige boodschap zult maken?

Met dank aan Edward Tufte. Ga op zoek naar zijn boeken (er staat meer in dan enkel bullets). Ze zouden verplichte lectuur moeten zijn voor elke Corporate Communication afdeling of Business Intelligence departement.

Terug naar het overzicht van theorie toegelicht